In der heutigen Zeit ist die digitale Transformation nicht mehr wegzudenken und Unternehmen -insbesondere auch kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) - müssen sich anpassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Dabei ist es von großer Bedeutung, dass die Integration und Automatisierung von Prozessen vorangetrieben wird. Doch wie können diese Prozesse effizient und kostensparend umgesetzt werden? Hier kommt die systemübergreifende Software ins Spiel, die repetitive Aufgaben automatisieren kann. Robotic Process Automation (RPA) und Integration Platform as a Service (iPaaS) sind dabei mögliche Lösungen, um diese Herausforderung zu meistern
Unterschied zwischen RPA und iPaaS im Detail
Um die Unterschiede zwischen RPA und iPaaS besser zu verstehen, werfen wir zunächst einen Blick auf die Definition beider Ansätze.
Robotic Process Automation (RPA) bezeichnet die Automatisierung von Prozessen mithilfe von Software-Robotern, auch RPA-Bots genannt. Diese Bots ahmen menschliches Verhalten auf der Benutzeroberfläche von Software-Anwendungen nach. Es gibt zwei Hauptarten der RPA: Unattended Bots, die eigenständig arbeiten, ohne menschliche Überwachung, und Attended Bots, die in Zusammenarbeit mit einem menschlichen Bediener agieren.
Integration Platform as a Service (iPaaS) beschreibt hingegen eine Cloud-basierte Plattform, die es ermöglicht, verschiedene Anwendungen, Systeme oder Technologien miteinander zu verbinden. Unternehmen können so eine nachhaltige Datenintegrationsstrategie ohne den Bedarf an Drittanbieter-Software oder -Hardware entwickeln und aufrechterhalten. Kurz gesagt ermöglicht iPaaS Unternehmen den Zugriff auf Application Programming Interfaces (APIs) zur nahtlosen Integration von Daten aus verschiedenen Systemen an einem zentralen Punkt. Dies erspart die Notwendigkeit der individuellen Entwicklung spezifischer Software oder Hardware.
Was ist besser? Das ist leider nicht so einfach gesagt. Wenn ein begrenztes Budget vorhanden ist und eine umfangreiche API-Integration erforderlich ist, kann eine RPA-Lösung die richtige Wahl sein. RPA ist schnell und einfach implementierbar und erfordert weniger Wartungsaufwand. Es eignet sich gut für Aufgaben mit geringen Datenmengen und niedrigem Risikopotenzial. API-Integrationen hingegen sind für komplexere Aufgaben mit großen Datenmengen und höherem Risikopotenzial geeignet.
Bei begrenztem Budget und hohem Integrationsaufwand für APIs kann vorübergehend eine reine RPA-Lösung schnelle Ergebnisse liefern. Langfristig ist jedoch die Integration von APIs dennoch empfehlenswert. RPA bietet einen klaren Vorteil: Bestehende Altsysteme müssen nicht ersetzt werden. Im Gegensatz dazu erfordern API-Projekte oftmals die Schaffung neuer Anwendungen und Prozesse.
Praxisbeispiel: iPaas Make.com im Einsatz
In unserer konkreten Anwendung nutz unser Kunde Google Sheets als Plattform zur Sicherung aller geschäftsrelevanten Informationen, die er derzeitig aus mehreren Online-Sytemen als CSV oder XLS Dateien herunterlädt. Diese Daten werden automatisiert Google Looker für das monatliche Reporting bereitgestellt. Parallel hierzu haben wir mit Hilfe der iPaaSAwendung Make.com eine Verbindung zur Rechnungsanwendung Zoho Invoice aufgebaut, um relevante Kundendaten monatlich zu aktualisieren und somit das manuelle Übertragen der relevanten Informationen zu reduzieren. Der Workflow wird dabei monatlich automatisiert angestossen, liest alle Informationen in Google Sheets aus und prüft, ob Kundendaten in Zoho Invoice aktualisiert werden müssen. Die Integration von Google Sheets und Zoho Inovice durch iPaaS hat sich dabei als äußerst wirkungsvoll erwiesen. Unser Kunde spart erheblich an Zeit und Aufwand, da ein manueller Abgleich bzw. die Aufbereitung der Datenüberflüssig ist. Dies ermöglicht es ihm, sich stärker auf seine Kernprozesse zu konzentrieren, anstatt sich um manuelle Verwaltungsaufgaben kümmern zu müssen. Insgesamt hat die Implementierung dieser iPaaS-Lösung nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Genauigkeit der Daten und die Qualität der Kundendaten verbessert.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass sowohl iPaaS als auch RPA wertvolle Werkzeuge sind, um Unternehmen bei der Automatisierung von Prozessen und der Verbesserung der Effizienz zu unterstützen. Die Wahl zwischen diesen beiden Ansätzen hängt jedoch stark von der jeweiligen Anwendungs- und Unternehmensumgebung ab.
iPaaS, die Integrationsplattform als Service, eignet sich hervorragend, um verschiedene Anwendungen, Systeme und Technologien miteinander zu verbinden. Sie ermöglicht die nahtlose Kommunikation zwischen unterschiedlichen Plattformen und fördert eine integrierte Datenaustauschstrategie. iPaaS ist besonders nützlich, wenn es darum geht, große Datenmengen zwischen verschiedenen Systemen zu synchronisieren und dabei eine effiziente Datenintegration sicherzustellen. Dies kann in komplexen Geschäftsumgebungen, in denen eine Vielzahl von Anwendungen im Einsatz ist, äußerst wertvoll sein.
RPA, die Robotic Process Automation, dagegen konzentriert sich auf die Automatisierung von wiederkehrenden, manuellen und regelbasierten Prozessen. Es eignet sich ideal, um Routineaufgaben zu übernehmen und menschliche Arbeitskraft für anspruchsvollere Aufgaben freizusetzen. RPA kann schnell implementiert werden und bietet eine flexible Lösung zur Automatisierung von Aufgaben, die hohe Repetition aufweisen, jedoch keine tiefgreifenden Prozessveränderungen erfordern. Dies ist insbesondere in Umgebungen mit klaren Arbeitsabläufen und gut strukturierten Prozessen von Vorteil.
Letztendlich kommt es darauf an, die Technologie entsprechend den spezifischen Anforderungen und Zielen des Unternehmens auszuwählen. Eine sorgfältige Analyse der vorhandenen Prozesse, der Systemarchitektur und der Ziele der Automatisierung ist entscheidend, um zu bestimmen, welche Technologie besser geeignet ist. In einigen Fällen kann eine Kombination aus beiden Ansätzen sogar die optimale Lösung sein, um eine umfassende Automatisierungsstrategie zu entwickeln.
Die Wahl zwischen iPaaS und RPA sollte stets auf Basis einer gründlichen Bewertung der individuellen Unternehmensbedürfnisse und -ziele erfolgen. Beide Technologien haben das Potenzial, erhebliche Vorteile zu bieten, aber die richtige Entscheidung hängt von den einzigartigen Anforderungen jeder Organisation ab. Gerne unterstützen wir dich dabei, die genaue Lösung für dein Problem zu finden.
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